Privacy Policy

1. Správce osobních údajů

1.1. Správcem osobních údajů je IPEXIS s.r.o., IČ 29932131, se sídlem Příkop 843/4, Zábrdovice, 602 00 Brno, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Brně, oddíl C, vložka 153561 („Správce“).

1.2. Kontakt ve věcech ochrany osobních údajů: e-mail info@ipexis.ai, ID datové schránky djqj7ck, korespondenční adresa shodná se sídlem.

1.3. Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů (DPO); jeho zpracování nevyžaduje jmenování DPO podle čl. 37 GDPR.

1.4. Tyto zásady se týkají zpracování, u kterého je Správce v postavení správce — zejména provoz webu ipexis.ai, vyřizování poptávek a provoz zákaznického portálu služby IPEXIS Advisor. Zpracování osobních údajů koncových uživatelů v rámci AI chatbota IPEXIS Advisor nasazeného u zákazníků Správce se řídí smlouvou se zákazníkem a Přílohou č. 1 (DPA) k Všeobecným obchodním podmínkám; ve vztahu k těmto údajům je Správce zpracovatelem a správcem je zákazník.

2. Jaké údaje zpracováváme, za jakým účelem a na jakém právním základě

2.1. Kontaktní formulář a e-mailová komunikace. Zpracováváme jméno, e-mailovou adresu, URL e-shopu, přibližný počet produktů a obsah zprávy. Účel: vyřízení dotazu, příprava a jednání o nabídce, předvedení Služby. Právní základ: provedení opatření před uzavřením smlouvy na žádost subjektu údajů, je-li subjekt údajů smluvní stranou (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR); v případě osoby jednající za právnickou osobu oprávněný zájem Správce na jednání o spolupráci, komunikaci se zájemci a na evidenci poptávek (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

2.2. Zákaznický a zkušební účet v portálu. Zpracováváme identifikační, kontaktní a přihlašovací údaje kontaktní osoby a fakturační údaje. Účel: zřízení a správa účtu, poskytování služby IPEXIS Advisor, fakturace a plnění zákonných povinností. Právní základ: plnění smlouvy nebo provedení opatření před jejím uzavřením, je-li subjekt údajů smluvní stranou (čl. 6 odst. 1 písm. b GDPR); v případě kontaktních osob zákazníka, který je právnickou osobou, oprávněný zájem Správce na uzavření, správě a plnění smluvního vztahu a na komunikaci se zákazníkem (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR); plnění právních povinností u účetních a daňových údajů (čl. 6 odst. 1 písm. c GDPR).

2.3. Provozní a technické údaje. Při návštěvě webu a používání portálu zpracováváme IP adresu, údaje o zařízení a prohlížeči, datum a čas požadavku a související protokoly (logy). Účel: zajištění bezpečnosti, dostupnosti a správné funkce, prevence zneužití a diagnostika chyb. Právní základ: oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

2.4. Cookies. Web ipexis.ai ukládá do zařízení uživatele pouze nezbytné (funkční) cookies, a to až poté, co si uživatel sám zvolí nebo změní jazyk či měnu rozhraní:

• ipexisLanguage — pamatuje si zvolený jazyk rozhraní — platnost 12 měsíců;
• ipexisCurrency — pamatuje si zvolenou měnu — platnost 12 měsíců.

Výchozí jazyk a měnu při první návštěvě určujeme podle nastavení prohlížeče uživatele, aniž bychom cokoli ukládali. Nepoužíváme analytické, statistické ani marketingové cookies ani nástroje třetích stran pro sledování návštěvnosti; z toho důvodu web nezobrazuje souhlasovou lištu cookies. Uvedené funkční cookies se ukládají na základě volby uživatele a jsou podle § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb. bez nutnosti souhlasu; jejich zpracování je založeno na oprávněném zájmu na správné funkci webu (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR).

2.5. Reference. Obchodní firmu, logo nebo název zákazníka může Správce uvést jako referenci v rozsahu a za podmínek podle Všeobecných obchodních podmínek; jde o oprávněný zájem Správce (čl. 6 odst. 1 písm. f GDPR), proti kterému lze vznést námitku.

2.6. Údaje označené ve formuláři nebo v portálu jako povinné jsou nezbytné pro vyřízení poptávky, zřízení účtu nebo poskytování Služby; bez nich nelze poptávku vyřídit ani smlouvu uzavřít či plnit. Ostatní údaje jsou dobrovolné a jejich neposkytnutí nemá pro subjekt údajů žádné následky.

3. Příjemci a zpracovatelé

3.1. Osobní údaje zpřístupňujeme pouze v nezbytném rozsahu těmto kategoriím příjemců: poskytovatelé hostingu, CDN a serverové infrastruktury; poskytovatelé databázových a zálohovacích služeb; poskytovatelé e-mailových služeb; poskytovatelé jazykových modelů a AI služeb (jen v rozsahu nezbytném pro provoz Služby); poskytovatelé platebních služeb; nástroje pro monitoring a zabezpečení provozu; účetní, daňoví a právní poradci.

3.2. Se zpracovateli má Správce uzavřené smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Osobní údaje neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní marketingové účely.

3.3. Aktuální seznam konkrétních zpracovatelů (obchodní firma, účel, místo zpracování a mechanismus předávání mimo EU/EHP) je zveřejněn na ipexis.ai/zpracovatele. Osobní údaje můžeme dále předat orgánům veřejné moci, vyžaduje-li to právní předpis.

4. Předávání mimo EU/EHP

4.1. Někteří zpracovatelé (zejména poskytovatelé CDN a jazykových modelů / AI služeb) mohou osobní údaje zpracovávat i mimo EU/EHP.

4.2. V takovém případě je předání zajištěno mechanismem podle kapitoly V GDPR, zejména rozhodnutím Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany nebo standardními smluvními doložkami (SCC) podle čl. 46 GDPR, spolu s přiměřenými doplňkovými opatřeními (minimalizace předávaných údajů, šifrování přenosu). Informaci o konkrétním mechanismu předávání a kopii příslušných záruk lze získat na požádání na info@ipexis.ai.

5. Doba uložení

5.1. Poptávky z kontaktního formuláře a související komunikaci uchováváme po dobu jednání o spolupráci a poté po dobu 24 měsíců od poslední komunikace; poté je mažeme, pokud nevznikl smluvní vztah nebo jiný právní důvod pro delší uchování.

5.2. Údaje zákaznického účtu uchováváme po dobu trvání smlouvy a následně po dobu nezbytnou pro vypořádání práv a povinností. Účetní a daňové doklady uchováváme po dobu stanovenou právními předpisy (zpravidla 10 let).

5.3. Provozní logy uchováváme zpravidla po dobu 90 dní, není-li delší doba nutná pro vyšetření bezpečnostního incidentu.

5.4. Zálohy databáze uchováváme nejdéle 180 dní; po uplynutí této doby jsou osobní údaje odstraněny i ze záloh. Kratší kopie záloh (lokální a sekundární) se uchovávají v řádu dnů až týdnů.

5.5. Doba uchování osobních údajů zpracovávaných v rámci AI chatbota nasazeného u zákazníků Správce (historie konverzací) se řídí smlouvou se zákazníkem a Přílohou č. 1 (DPA); historie konverzací je automaticky mazána podle retenční doby zvoleného tarifu zákazníka.

5.6. Údaje zpracovávané na základě oprávněného zájmu uchováváme nejdéle po dobu trvání příslušného oprávněného zájmu a v souladu s retenčními dobami uvedenými výše. V případě námitky proti zpracování postupujeme podle čl. 21 GDPR.

6. Práva subjektu údajů

6.1. V rozsahu a za podmínek stanovených GDPR máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, omezení zpracování, právo na přenositelnost údajů (zejména u zpracování založeného na souhlasu nebo smlouvě a prováděného automatizovaně) a právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu.

6.2. Pokud je zpracování založeno na souhlasu, máte právo souhlas kdykoli odvolat; tím není dotčena zákonnost zpracování před odvoláním.

6.3. Svá práva uplatníte na adrese info@ipexis.ai. Správce může požádat o ověření totožnosti, aby nedošlo ke zpřístupnění údajů nesprávné osobě.

6.4. Máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

7. Automatizované rozhodování

7.1. Správce při zpracování podle těchto zásad neprovádí automatizované rozhodování ani profilování s právními účinky pro subjekt údajů.

8. Změny těchto zásad

8.1. Tyto zásady může Správce aktualizovat zejména v návaznosti na změny zpracování nebo právních předpisů. Aktuální znění je vždy dostupné na ipexis.ai. O podstatných změnách týkajících se zákaznických účtů informujeme přiměřeným způsobem (e-mail nebo oznámení v portálu).

8.2. Předchozí znění těchto zásad Správce archivuje a na vyžádání zpřístupní.